Das 70jährige Jubiläum des OEI ist für die Mitarbeiterinnen in den Sekretariaten Anlass zurückzuschauen, um zu rekapitulieren, wie sich unsere Arbeit im Laufe der Zeit verändert hat.

Zur Zeit der Gründung des OEI bis Mitte der 80er Jahre arbeiteten Sekretärinnen mit der Schreibmaschine. Sie erledigten die Korrespondenz und den Terminkalender der Professoren. Bestellungen wurden über Bestellscheine abgewickelt. Kopien wurden mit Hilfe von Kohlepapier erstellt. Wichtiges Einstellungskriterium war die Tippgeschwindigkeit.

Der Einzug des Computers, des Faxgerätes, des Kopierers und des Druckers in den 90er Jahren in die Büros der Universitäten, erforderten Lernbereitschaft und Weiterqualifizierung der Sekretärinnen. Die neue Technik hatte einerseits Zeitersparnis von Arbeitsabläufen zur Folge, andererseits fielen den Sekretärinnen nach und nach immer mehr verwaltungstechnische und organisatorische Aufgaben zu.

Insbesondere die zu Beginn des neuen Jahrtausends möglich gewordene elektronische Form der Korrespondenz führte zu erheblichen Veränderungen. Immer mehr Vorgesetzte schrieben selber E-Mails, wodurch dieser einst dominante Aufgabenbereich, die Hauptaufgabe der klassischen Sekretärin, an Bedeutung verlor.

Mit den dann einsetzenden Digitalisierungsprozessen wurden diverse bisherige Aufgaben aus Fachbereichs,- Personal-, Studien- sowie kaufmännischer Verwaltung an die Sekretariate delegiert, so z. B. Überwachung von Kostenstellen und Konten, Vorbereitung von Personalvorgängen und Werkverträgen sowie das Erfassen von Teilnahme und Noten der Studierenden in der elektronischen Studierendenverwaltung Campus Management. Hinzu kommen Veranstaltungsmanagement, die verwaltungstechnische Betreuung von Forschungsprojekten sowie Sitzungsvor- und Nachbereitungen.

Die heutigen Stellenausschreibungen spiegeln die umfangreiche wie vielschichtige Erweiterung unseres Aufgabenbereiches wieder.

Eine weitere Auswirkung der Digitalisierung war und ist die Reduzierung von Personal und Arbeitszeit: Anstelle von Vollzeitstellen stehen Professor*innen heute lediglich Teilzeitstellen für Sekretärinnen zu mit negativen Auswirkungen auf die Einkommens- und Rentensituation der Beschäftigten: Mehr eigenverantwortliche Aufgaben in weniger Zeit für entsprechend weniger Gehalt.

Seit 2020 hat die Pandemie den Digitalisierungsprozess auf eine weitere Stufe gehoben. Online-Meetings wurden etabliert und sämtliche Verwaltungsvorgänge digitalisiert.

Die Sekretariate wurden in das private Homeoffice verlegt.

Das Bild der klassischen Sekretärin aus den fünfziger Jahren gibt es heute nicht mehr. Als multitaskingfähige Assistentinnen mit vielseitigen Aufgaben, Kompetenzen und weitaus höherer Verantwortung als zuvor, sind sie aus den Vorzimmern der Hochschulprofessor*innen nicht wegzudenken.

 

Anschauliche Beispiele des Wandels in den Sekretariaten liefern die Interviews mit zwei ehemaligen Sekretärinnen des Osteuropa-Instituts, die Sie hier finden: das Interview mit Natalja Eisenblätter und das Interview mit Diana Nikolova